Protection des renseignements personnels
La Politique en un coup d'oeil
Êtes-vous visé?
Si vous êtes un client (individu), un employé d’Énergir, si vous naviguez sur le site Internet d’Énergir ou de l’École de technologie gazière ou les applications d’Énergir (collectivement les « Sites Internet d’Énergir ») ou si vous êtes une personne physique (individu) qui avez des relations avec Énergir (comme, par exemple, un fournisseur ou un consultant), alors cette Politique s’applique à vous.
Types de renseignements personnels que nous recueillons :
Notamment :
- Renseignements d’identité (nom, prénom, état civil);
- Coordonnées (adresse physique et électronique, numéro de téléphone);
- Renseignements professionnels (curriculum vitae, situation professionnelle, nom de l’employeur, références, etc.);
- Renseignements relatifs à la facturation de nos services et des renseignements financiers;
- Renseignements pour respecter nos obligations légales (en tant qu’employeur ou pour exploiter notre entreprise);
- Renseignements afin de rendre nos services et pour conduire nos affaires (équipements aux gaz installés, profil de consommation de gaz, etc.);
- Renseignements afin d’exploiter notre réseau gazier (sécurité, appareils de mesurage, etc.);
- Renseignements relatifs au recrutement, aux analyses de marché;
- Renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication;
- Renseignements sur l’utilisation des Sites Internet d’Énergir (adresses IP, logs, cookies, etc.);
- Tout autre renseignement personnel fourni.
Pourquoi les recueillons-nous?
Notamment :
- Pour vous fournir nos services usuels, les administrer et pour la conduite de nos affaires;
- Pour communiquer avec vous;
- Pour faire le suivi de la relation avec nos clients, analyser les marchés et promouvoir nos services;
- Pour répondre à vos demandes de renseignements;
- Pour comprendre et améliorer votre expérience comme client ou candidat afin de faire en sorte qu’elle soit positive pour vous;
- Pour faciliter l’utilisation des Sites Internet d’Énergir et s’assurer de la pertinence de son contenu;
- Pour offrir des informations et des contenus utiles pour vous;
- Pour recruter de nouveaux talents et gérer notre personnel (tests, analyse des prédictions de retraites, etc.);
- Pour effectuer les demandes de permis d’enseignement d’établissement privé et de tolérances d’engagement;
- Pour offrir nos formations (utilisation des sites de formations de nos fournisseurs, etc.).
Qui traite vos renseignements personnels?
- nos employés, nos Partenaires d'Énergir pour effectuer l’installation de vos équipements,
- les fournisseurs de services, notamment les suivants :
- les entreprises de sondage;
- les entreprises d’infrastructure technologique : SAP, Oracle, Salesforce, SuccessFinder, Genesys;
- les entreprises de service analytique : Survey Monkey;
- les entreprises de communication;
- des consultants comme Mintz, Microsoft.
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Nous protégeons vos renseignements personnels avec des mesures technologiques, physiques et administratives.
Quels sont vos droits?
- Demander d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous;
- Demander de modifier vos renseignements personnels si ces derniers sont inexacts, incomplets, portent à confusion ou si sa collecte, sa communication ou conservation ne sont pas autorisés par la loi;
- Retirer votre consentement, notamment à nos communications marketing. Toutefois, si le renseignement est nécessaire pour rendre le service demandé, nous ne pourrons pas rendre ce service;
- Se plaindre sur la manière dont nous traitons vos renseignements personnels;
- Demander que nous arrêtions de diffuser vos renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom permettant d’accéder à ces renseignements personnels si cette diffusion vous cause préjudice ou contrevient à la loi (droit à la désindexation);
- Demander à ce qu’Énergir vous communique (ou à tout autre entreprise que vous aurez indiquée), dans un format technologique couramment utilisé, un renseignement personnel informatisé vous concernant (droit à la portabilité).
Comment vous prévaloir de vos droits?
Vous pouvez communiquer avec nous aux adresses indiquées ici. S’il s’agit d’une plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels par Énergir, en plus de pouvoir communiquer avec nous, vous pouvez contacter l’autorité compétente (la Commission d’accès à l’information et, si applicable, le Commissariat à la vie privée du Canada).
Nous utilisons des témoins de connexion (aussi connus sous le terme anglais « cookies »)
- Nous utilisons des témoins de connexion;
- Nos fournisseurs de services utilisent aussi des témoins de connexion (qu’ils contrôlent);
- Vous pouvez activer ou désactiver les témoins de connexion qui ne sont pas strictement nécessaires au bon fonctionnement des Sites Internet d’Énergir.
Quelle gouvernance avons-nous mise en place?
Nous avons désigné un responsable et mis en place un programme de protection des renseignements personnels afin de nous assurer de protéger adéquatement vos renseignements.
Pour toute question ou préoccupation sur la protection de vos renseignements personnels par Énergir,
veuillez-nous envoyer un courriel au responsable de la protection des renseignements personnels d’Énergir
Si vous êtes un client (individu), un employé d’Énergir, ou une personne qui navigue sur le site Internet d’Énergir, de l’École de technologie gazière ou dans les applications d’Énergir ou si vous êtes une personne physique (individu) qui avez des relations avec Énergir (par exemple comme fournisseur ou consultant), cette Politique s’applique à vous .
Énergir, s.e.c. (« Énergir » ou « nous ») est une entreprise diversifiée du secteur énergétique.
À ce titre, que ce soit pour exploiter notre entreprise, vous desservir en énergie, vous faire profiter de nos services et programmes (programme d’efficacité énergétique etc.) ou encore pour respecter nos obligations légales, nous recueillons, utilisons et communiquons quotidiennement des renseignements personnels. À chacune de ces étapes, le respect de vos renseignements personnels est important pour nous et nous nous soucions de la façon dont ils sont traités. Ainsi, la confidentialité est importante pour nous et est un élément essentiel de nos relations.
Cette Politique énonce nos engagements relativement au traitement de vos renseignements personnels. Elle a pour but :
- de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette (quels renseignements nous recueillons), d’utilisation, de communication, de protection, de conservation et de destruction des renseignements personnels, et
- de vous expliquer comment et à quelles fins nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels lorsque vous avez recours à nos différents services ou en tant qu’employeur, et
- de la façon dont vous pouvez faire valoir vos droits en matière de protection des renseignements personnels (comme les façons dont vous pouvez accéder à vos renseignements personnels, les mettre à jour ou les corriger).
En nous fournissant des renseignements personnels demandés (par l’intermédiaire de notre site Internet www.energir.com, de notre Espace client, de notre espace carrière, de notre Espace Fournisseur, du site de l’école de technologie gazière, par courriel, en personne, par téléphone ou tout autre moyen que nous mettons à votre disponibilité) et, sous réserve que nous vous ayons informés au préalable des fins pour lesquelles ils seront utilisés, conformément à la loi applicable, vous :
- consentez à ce que nous les utilisions ou communiquions pour ces fins;
- acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans cette Politique.
Nous pourrons également, dans certains cas, obtenir un consentement exprès de votre part par rapport à l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels. Pour plus de détails à ce sujet se référer à la question « Quand et comment obtenons-nous votre consentement »
À moins que nous vous avisions du contraire, nous sommes le « responsable du traitement » de vos renseignements personnels; autrement dit, c’est Énergir, seule ou conjointement, qui détermine à quelles fins et de quelle manière vos renseignements personnels seront utilisés ou seront susceptibles d’être utilisés.
Un renseignement personnel est un renseignement qui vous concerne comme individu et qui permet, directement ou indirectement, de vous identifier.
Cette Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillions, peu importe par quels moyens (par exemple en personne, par nos représentants, par téléphone ou par notre site Internet www.energir.com, le site internet de notre École de technologie gazière, par nos portails en ligne comme l’Espace client ou l’Espace fournisseur ou nos applications mobiles) (collectivement, les « Sites Internet d’Énergir »).
Cette Politique ne s’applique pas aux sites Internet de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur les Sites Internet d’Énergir, et nous ne sommes nullement responsables à l’égard de tels sites Internet de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Internet de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection de vos renseignements personnels, que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.
Nous avons adopté une politique sur la protection des renseignements personnels qui a pour but d’assurer la protection des renseignements personnels que nous recueillons et détenons en conformité avec les lois applicables en la matière. Ainsi, cette politique prévoit les règles à suivre par Énergir pour chacun des principes applicables en matière de renseignement personnel (notamment les principes de responsabilité, de détermination des fins de la collecte, de limitation de la collecte, de consentement, de transparence, etc.) et pour permettre aux personnes concernées de faire valoir leur droit en matière de protection des renseignements personnels (notamment leur droit d’accès, de rectification, de retrait de leur consentement, de porter plainte). Elle établit également les rôles et responsabilités de chacun chez Énergir en matière de renseignements personnels.
Afin de donner suite à cette politique, nous avons adopté les directives et procédures suivantes :
| Description | |
| Directive sur la gestion des incidents en matière de renseignements personnels | Elle établit un processus advenant la survenance d’un incident visant un renseignement personnel. Elle prévoit notamment comment signaler un tel incident au Responsable de la protection des renseignements personnels d’Énergir, le processus pour effectuer une évaluation du risque de préjudice sérieux afin de déterminer si cet incident doit être notifié aux autorités compétentes, aux personnes concernées ou toute autre autorité. |
| Procédure sur la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels | Elle prévoit les règles que nous devons suivre pour collecter des renseignements personnels, les utiliser et les communiquer conformément à la législation applicable. Elle décrit également les bases d’un consentement valide. |
| Procédure de gestion des droits des personnes | Elle prévoit comment nous devons gérer les différentes demandes d’exercice de vos droits en matière de renseignements personnels prévus dans la réglementation applicable (comme par exemple le droit d’accès ou le droit de rectification de vos renseignements personnels). |
| Procédure de gestion des plaintes | Elle prévoit les différentes actions que nous devons mettre en œuvre lors de la réception d’une plainte par une personne sur la cueillette, l’utilisation, la communication, la détention ou la destruction de ses renseignements personnels, le tout pour traiter cette plainte. |
| Procédure sur les évaluations des facteurs à la vie privée | Elle prévoit les rôles et responsabilités de chacun pour la réalisation d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, quand sa réalisation est requise et la manière dont elle doit être effectuée. De plus, certaines formations visent des secteurs spécifiques selon leurs activités. |
| Programme de formation | Ces formations, obligatoires pour tous nos employés, visent à sensibiliser nos employés à la protection des renseignements personnels et les règles applicables à ces renseignements, et ce, de leur cueillette à leur destruction. |
| Calendrier de conservation des documents | Il prévoit la durée pendant laquelle nous devons conserver nos documents, y compris vos renseignements personnels. |
| Guide de destruction | Il prévoit la manière de détruire de façon sécuritaire les renseignements personnels quel que soit leur support. |
Nous pouvons recueillir différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de l’exploitation de notre entreprise. Nous ne recueillons ces renseignements que si nous avons un intérêt sérieux et légitime de le faire.
Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires pour les finalités que nous avons préalablement déterminées.
Quels types de renseignements personnels recueillons-nous?
Nous avons regroupé les renseignements personnels que nous recueillons en catégories présentées dans le tableau ci-dessous. Chacune de ces catégories contiennent des exemples. Nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires.
Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme des membres de votre famille), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements les concernant.
| Catégories | Exemples |
| 1. Renseignements d'identification | • Nom et prénom• Date de naissance • Adresse postale actuelle et précédente • Adresse électronique • Numéro de téléphone • Code d’étudiant |
| 2. Renseignements d'identification | • Date de naissance • Adresse postale précédente • Mot de passe personnel |
| 3. Renseignements sur vos communications avec nous | • Enregistrement des appels téléphonique¹ avec notamment nos représentants du service à la clientèle • Note sur nos communications avec vous • Communications écrites avec vous, incluant les courriels • Commentaires et réponses à nos sondages • Enregistrement vidéo des caméras de sécurités dans nos différentes places d’affaires et installations |
| 4. Renseignements afin de vous desservir en énergie | • Renseignements afin de raccorder votre adresse de service à notre réseau (notamment vos renseignements d’identification décrits ci-dessus mais aussi des renseignements pour adapter nos installations à vos besoins énergétiques (plans, estimation de votre consommation, type d’équipement, marque, modèle, leur puissance et usage, numéro de compteur etc.) • Vos données de consommation (mensuelle) et contractuelles (notamment le débit horaire, compteur ouvert ou non etc.) • Renseignements afin de vous facturer nos services, encaisser, assurer le suivi du paiement des sommes qui nous sont dues selon le contrat nous liant, et le cas échéant pour effecteur des actions de recouvrement (notamment votre adresse de facturation, vos informations relatives à votre compte bancaire ou données de paiement, votre bureau de crédit) • Renseignements pour vous identifier dans l’Espace client (identifiants et mot de passe chiffré) • Renseignements afin d’exploiter notre réseau (notamment votre numéro de compteur, le statut actif ou inactif de votre compteur) |
| 5. Renseignements pour vous offrir nos différents programmes | • Renseignements nous permettant de déterminer votre admissibilité à nos différents programmes comme nos programmes d’efficacité énergétique (notamment le type d’appareil acheté, sa marque, son modèle, son prix, le prix de l’installation). |
| 6. Renseignements à des fins de marketing (prospection etc.) | • Renseignements portant sur votre intérêt pour le gaz et vos renseignements d’identification afin de pouvoir vous recontacter (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse courriel) • Renseignements portant sur vos équipements utilisant le gaz naturel (marque, modèle, année) afin de vous contacter à la fin de vie utile de vos équipements • Renseignements pour recueillir votre satisfaction et vos attentes à l’égard de nos services |
| 7. Renseignements sur votre utilisation des Sites Internet d'Énergir | • Renseignements recueillis par le biais de témoins de connexion ou des technologies similaires de suivi (notamment l’interaction avec nos publicités, le contenus des Sites Internet d’Énergir • Préférence de navigation (langue) • Parcours et historique de navigation sur les Sites Internet d’Énergir • Votre adresse IP • Renseignements relatifs à votre ordinateurs, téléphone ou tablette, système d’exploitation ou navigateur |
| 8. Renseignements sur vos choix de préférence et de communications | • Vos choix et préférences sur la manière de communiquer avec vous • Informations sur nos services • Votre choix de langue de communication |
| 9. Renseignements relatifs aux analyses de marché | • Votre risque d’abandon du gaz naturel, • Éventuels changements de vos équipements |
| 10. Renseignements relatifs au recrutement | • Curriculum vitae, • Antécédents de crédits ou criminel, si requis, • Détails concernant vos affiliations professionnelles, • Autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel (notamment votre numéro de brevet d’enseignement) |
| 11. Renseignements nécessaires à la gestion du personnel | • Adresse postale • Coordonnées bancaires • Numéro d’assurance sociale • Renseignements requis pour la gestion des assurances collectives |
¹ Les appels téléphoniques avec certains de nos représentants peuvent être enregistrés et écoutés afin d’assurer la qualité de nos services. Dans un tel cas, un message vous avertit de cet enregistrement lors de cet appel.
Nous recueillons principalement vos renseignements personnels directement auprès de vous. Cependant, il peut arriver que nous recueillions des renseignements auprès d’un tiers si vous y avez consenti ou si la loi nous y autorise.
Ce sont généralement nos employés qui recueillent vos renseignements personnels. Toutefois, il se peut que nous confiions cette tâche à un tiers (par exemple à nos partenaires Énergir, à un prestataire de services comme dans le cadre de sondages ou nos consultants, à une agence d’évaluation de crédit). En pareil cas, nous leur demandons de vous indiquer qu’ils recueillent vos renseignements personnels au nom d’Énergir.
Par quels moyens et quand recueillons-nous vos renseignements personnels?
Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels par différents moyens, y compris en personne par nos représentants, par téléphone, par des formulaires ou enquêtes complétés, ou par les Sites Internet d’Énergir. La collecte de vos renseignements personnels par les différents moyens mentionnés peut avoir lieu à différentes occasions, notamment :
• dans le cadre de la distribution de gaz naturel à votre domicile (comme avec la lecture de nos compteurs ou la visite de nos techniciens sur vos ou nos équipements);
• lorsque vous communiquez avec notre Service à la clientèle, nos représentants ou nos partenaires d'Énergir pour l’installation de vos équipements;
• lors de l’utilisation de votre Espace client ou de nos Sites Internet d’Énergir par le biais notamment des témoins de connexion;
• dans le cadre des programmes auxquels vous participez (comme les programmes d’efficacité énergétique, les subventions pour la biénergie);
• pour vous fournir des formations notamment sur le gaz naturel, la géothermie;
• à l’occasion de certains sondages ou de votre inscription à nos communications numériques;
• lorsque vous vous rendez à nos installations;
• lorsque vous participez à des programmes de formation, notamment à notre École de technologie gazière.
Recueillons-nous des renseignements personnels en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer votre profilage?
Lorsque vous utilisez les Sites Internet d’Énergir, nous pouvons vous identifier et vous localiser grâce à votre adresse IP et l’utilisation de témoins de connexion. Avant de recueillir ces renseignements, nous vous informerons des moyens offerts pour activer les fonctions permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer un profilage. Pour en savoir plus, vous pouvez vous référer à notre Politique sur les témoins de connexion.
Quand et comment obtenons-nous votre consentement pour recueillir et utiliser vos renseignements personnels?
Tel que prévu par la loi, votre consentement peut être présumé ou exprès.
Nous aurons un consentement présumé de votre part lorsque vous nous fournissez vos renseignements personnels demandés (par l’intermédiaire de notre site Internet, de notre Espace client, de notre Espace carrière, de notre Espace Fournisseur, du site de l’École de technologie gazière, par courriel, en personne, par téléphone ou tout autre moyen que nous mettons à votre disponibilité) après que nous vous ayons informé préalablement, de façon transparente, simple et claire, les informations suivantes :
1° les fins pour lesquelles vos renseignements sont recueillis, c’est-à-dire l’objectif pour l’utilisation ou la communication des renseignements personnels demandés;
2° les moyens par lesquels vos renseignements sont recueillis;
3° vos droits d’accès et de rectification prévus par la loi;
4° votre droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements recueillis. Nous vous expliquerons quelles seront les conséquences d’un refus ou d’un retrait de votre consentement;
5° si applicable, du nom du tiers pour qui la collecte est faite;
6° si applicable, du nom des tiers ou des catégories de tiers à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements pour les fins qui vous ont été indiquées, sauf exceptions prévues par la loi;
7° si applicable, de la possibilité que les renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec.
Ainsi, si vous nous transmettez vos renseignements personnels à la suite de ces informations, conformément à la loi applicable à Énergir, vous êtes présumé consentir à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels que vous nous avez ainsi transmis pour les fins que nous avons décrites.
Cependant, dans les situations suivantes, nous demanderons votre consentement exprès (geste actif et positif de votre part, comme une case à cocher), par écrit ou verbalement, dans les cas prévus par la loi, soit :
• lorsque nous souhaitons recueillir un renseignement personnel auprès d’un tiers, sauf exception prévue par la loi;
• lorsque nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis initialement (et pour lequels nous avons déjà un consentement présumé de votre part tel qu’expliqué plus haut), sauf exceptions prévues par la loi.
Pour en savoir plus ces exceptions, vous pouvez vous référer à la rubrique « Comment utilisons-nous vos renseignements personnels? »
• lorsque nous utilisons des moyens technologiques permettant de vous identifier, de vous localiser ou de vous profiler comme par exemple pour l’usage des témoins de connexion;
Pour en savoir plus sur ces témoins de connexion, vous pouvez vous référer à la rubrique 14 « Comment utilisons-nous les témoins de connexion (cookies) et les technologies similaires »;
• lorsque nous souhaitons communiquer des renseignements personnels à un tiers qui nous demande d’y accéder, sauf exceptions prévues par la loi.
Suis-je obligé de vous donner mes renseignements personnels?
Lorsque nous vous demandons vos renseignements personnels, nous vous indiquons, sauf si c’est implicite dans le contexte, si ces renseignements sont nécessaires ou non pour vous rendre les services demandés et quelle est la conséquence d’un refus ou d’un retrait d’un consentement.
Par exemple, vous devez absolument nous fournir votre identité, les informations permettant de vous identifier ainsi que vos coordonnées afin que nous puissions créer votre compte client et vous desservir en gaz naturel. Cependant, vous êtes entièrement libre de participer ou non à nos sondages ou de vous inscrire à nos communications numériques.
Réseau gazier
• vous fournir nos services usuels, les administrer, ainsi que pour la conduite de nos affaires;
• vous informer de la réalisation d’opérations de changements de compteurs ou de travaux sur notre réseau gazier ainsi que de la survenance d’éventuels incidents sur ce réseau;
• vous contacter quand nous devons réaliser une intervention sur nos équipements nécessitant votre présence;
• mener des actions de sensibilisation sur la sécurité de notre réseau;
• maintenir la sécurité et la fiabilité de notre réseau gazier, l’approvisionnement en gaz naturel et prévoir correctement la demande en gaz de nos clients;
Conduire notre relation d’affaires avec vous
• gérer les différents programmes dont nous sommes responsables (notamment en matière d’efficacité énergétique, de subventions) et les promouvoir;
• communiquer avec vous;
• répondre à vos demandes de renseignements;
• assurer en permanence l’efficacité et la qualité de nos processus d’affaires;
• faire le suivi de la relation avec nos clients (comme des enquêtes de satisfaction, des statistiques commerciales) et promouvoir nos services ou nouveaux services (réalisation de campagnes marketing);
• faire respecter nos droits, notamment s’assurer d’être payés y compris en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques;
• pour créer votre dossier d’apprenant à l’École de technologie gazière.
Être en mesure de vous proposer des services qui répondent à vos attentes
• vous informer sur nos programmes et offres, en particulier celles qui vous permettront, si vous le souhaitez, de réduire votre consommation d’énergie et vos émissions de gaz à effet de serre;
• vous offrir des informations et des contenus utiles pour vous;
• maintenir une bonne connaissance de notre clientèle, comprendre et améliorer votre expérience comme client afin de faire en sorte qu’elle soit positive pour vous;
• pour faciliter l’utilisation des Sites Internet d’Énergir, s’assurer que leur contenu est pertinent et présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour vos appareils (de bureau, mobiles ou autres).
Effectuer des statistiques
• faire des statistiques et les analyser notamment, pour maintenir une bonne connaissance de nos clients, améliorer leur satisfaction, améliorer leur satisfaction et la qualité de nos services.
Respecter nos obligations légales et réglementaires
Recruter et gérer notre personnel
• recruter de nouveaux talents, traiter votre candidature aux postes que nous offrons (évaluation des candidats, vérifications pré-emploi des antécédents (emploi, crédit, etc.);
• gérer notre personnel.
Il se peut cependant que nous souhaitions nous servir de vos renseignements personnels à d’autres fins que celles indiquées ci-dessus. En pareils cas, nous vous informerons de la nouvelle finalité et vous demanderons votre consentement au préalable. Pour en savoir plus sur le consentement, vous pouvez vous référer à la rubrique « Pour en savoir plus : Quand obtenons-nous votre consentement pour recueillir et utiliser vos renseignements personnels? »
Malgré ce qui précède, il importe toutefois que vous sachiez que la loi nous permet d’utiliser vos renseignements personnels sans votre consentement dans certaines situations, notamment lorsque son utilisation :
• est à des fins compatibles (lien pertinent et direct pour lequel le consentement a été recueilli)?;
• est manifestement à votre bénéfice;
• est nécessaire à des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité;
• est nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison du gaz naturel ou d’un service que vous nous avez demandé.
Ainsi, par exemple, nous pourrions nous fonder sur votre consommation de gaz pour déterminer si vous êtes admissible à un programme qui permettrait de vous faire faire des économies, car c’est manifestement à votre bénéfice.
Quelles mesures prenons-nous pour nous assurer que vos renseignements personnels sont exacts, complets et à jour avant de les utiliser?
Lorsque nous utilisons vos renseignements personnels, nous nous assurons d’utiliser les renseignements personnels les plus récents selon l’information que vous nous avez fournie.
En effet, vous avez un rôle important à jouer dans l’exactitude et la mise à jour de vos renseignements. À cet effet, nous avons prévu des moyens qui vous permettent de mettre à jour ou de corriger vos renseignements personnels.
Ainsi, pour mettre à jour vos renseignements à titre :
- de client, vous pouvez communiquer avec notre Service à la clientèle ou encore consulter votre Espace client;
- de candidat à un emploi, vous pouvez les mettre à jour sur notre plateforme des offres d’emploi ou contacter notre conseillère acquisition de talents responsable de votre dossier de candidature;
- d’employé, vous pouvez les mettre à jour sur le Portail RH ou en communiquant avec le centre de service des ressources humaines;
- d’apprenant à l’École de technologie gazière, vous pouvez communiquer avec le service à la clientèle de l’école de technologie gazière.
Si vous croyez que nous utilisons des renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques (c’est-à-dire susceptibles de plusieurs interprétations) à votre sujet, vous pouvez exercer vos droits décrits à la rubrique « Quels droits détenez-vous à l’égard de vos renseignements personnels? »
Seuls nos employés pour qui il est nécessaire d’accéder à vos renseignements pour exercer leurs fonctions y ont accès.
Cependant, nous devons aussi parfois confier vos renseignements personnels à des tiers pour qu’ils exécutent certaines tâches ou fonctions pour nous. Également, nous communiquons vos renseignements personnels à des tiers lorsque vous nous le demandez ou y consentez.
Il se peut toutefois que, dans certains cas prévus par la loi, nous transmettions vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement, mentionné à la rubrique « Pour en savoir plus : Quand et comment obtenons-nous votre consentement pour recueillir et utiliser vos renseignements personnels ? ».
Quand nous confions vos renseignements personnels à des fournisseurs pour qu’ils puissent rendre les services prévus, nous nous assurons que les contrats écrits conclus avec eux stipulent clairement nos exigences comme les mesures qu’ils doivent prendre pour protéger vos renseignements comme nous le ferions nous-mêmes. Entre autres, nous veillons à ce que nos fournisseurs utilisent vos renseignements personnels uniquement pour fournir les services que nous avons retenus.
Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels à votre sujet ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous? ».
Communication à nos prestataires de services
Dans le cadre de nos activités, nous devons parfois confier vos renseignements personnels à des tiers pour qu’ils exécutent certaines tâches ou fonctions pour nous. Il se peut donc que, conformément à la loi, nous communiquions vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement, par exemple :
• à des fournisseurs de services qui traitent ces renseignements personnels pour notre compte, notamment en matière de développements d’applications, de sites Internet, d’hébergement de données incluant les services infonuagiques, d’entretien et d’autres services;
• à des fournisseurs de services et de produits informatiques;
• à des fournisseurs de services pour la gestion des avantages sociaux des employés et des retraités d’Énergir (retraite, assurances collectives) ou la gestion du personnels (recrutement, développement de carrières);
• à des fournisseurs de services de paiement;
• à des fournisseurs de services de recouvrement et des agences d’évaluation de crédit;
• à nos conseillers juridiques externes;
• à nos partenaires Énergir pour l’installation de vos équipements;
• à nos fournisseurs de services de formation.
Ces tiers pourraient donc avoir accès à vos renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services ou tiers aux seuls renseignements qui sont nécessaires pour leur permettre de rendre leurs services, et les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements.
Autres communications autorisées par la loi
Nous pouvons communiquer, conformément à la loi, vos renseignements personnels sans votre consentement, notamment :
• aux autorités réglementaires, ministères et organismes gouvernementaux qui nous le demandent en vertu de pouvoirs qui leur sont accordés par la loi ou lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’application d’une loi;
• aux services policiers si ces renseignements sont nécessaires à une enquête qu’ils mènent ou si ces renseignements sont visés par un mandat de perquisition ou une ordonnance de communication;
• à un tribunal qui nous l’ordonne.
Plus concrètement, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels si nous y sommes tenus en vertu des lois ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi.
Communiquons-nous des renseignements personnels à l’extérieur de la province de Québec ?
Oui, notamment à nos prestataires de service d’hébergement. Toutefois, avant de le faire, nous nous assurons que vos renseignements personnels seront protégés comme c’est le cas ici, au Québec. Les ministères et organismes gouvernementaux de ces pays (comme peuvent d’ailleurs le faire les ministères et organismes du Québec) pourraient accéder à vos renseignements en conformité avec leurs lois locales.
Nous gardons vos renseignements personnels tant et aussi longtemps que nous réalisons les fins pour lesquelles nous les avons recueillis. Ensuite, nous les conservons pendant la période supplémentaire prévue aux règles de conservation que nous avons adoptées. Ce délai supplémentaire est prévu conformément à certaines exigences législatives ou réglementaires ou encore, afin de produire ces renseignements en preuve dans l’éventualité où nous serions parties à une réclamation ou à une poursuite.
Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous? ».
Nous pouvons stocker et traiter vos renseignements personnels dans nos différentes installations au Québec et les pays dans lesquels nous engageons des fournisseurs de services tiers (par exemple ailleurs au Canada ou aux États-Unis). Vous acceptez donc le transfert de renseignements dans des endroits autres que le Québec, où les règles de protection des renseignements personnels peuvent être différentes de celles du Québec. Lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur du Québec, ils sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent, et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation du pays en question conformément à leurs lois.
Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent, en tout temps, régies par cette Politique.
Soucieux de toujours mériter votre confiance, nous mettons en œuvre les normes de sécurité généralement reconnues et acceptées dans le domaine pour protéger vos renseignements personnels, et ce, pendant toute la période où nous en sommes responsables (de leur collecte à leur destruction).
Quand nous décidons des mesures à appliquer, nous nous assurons qu’elles sont raisonnables, compte tenu de certains facteurs, dont la sensibilité des renseignements personnels en question, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité et de leur support.
Les mesures de sécurité que nous prenons contre une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage, une destruction accidentelle ou non conforme aux lois ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession se répartissent en trois catégories :
• les mesures de sécurité technologiques (comme, par exemple, l’utilisation d'un VPN, pare-feu, journalisation des actions des employés d’Énergir touchant vos renseignements personnels, limiter les accès aux renseignements aux seuls membres du personnel qui ont besoin de les connaître);
• les mesures de sécurité physiques (comme, par exemple, les cartes d’accès à nos installations, les caméras, le verrouillage des locaux et rangements);
• les mesures de sécurité organisationnelles (comme, par exemple, les procédures d’authentification lorsque vous communiquez avec nous ou lorsque vous utilisez nos portails en ligne comme votre Espace client, la formation et la sensibilisation en matière de cybersécurité et de protection des renseignements personnels, les politiques internes de gouvernance, de sécurité de l’information et de réponse aux violations de renseignements personnels, les procédures de détection et de gestion des incidents de sécurité qui pourraient toucher vos renseignements personnels).
Nous révisons périodiquement ces mesures de sécurité pour nous assurer qu’elles sont bien appliquées, qu’elles sont encore pleinement efficaces et qu’elles conviennent toujours, compte tenu de l’évolution de nos systèmes et des technologies disponibles.
Cependant, il est important de noter qu’aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique n’est sécuritaire à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels que vous nous que vous nous transmettez, ce qui signifie que vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives.
Avez-vous un rôle à jouer dans la protection de vos renseignements personnels?
Bien sûr!
Pour gérer votre accès aux sections sécurisées que nous mettons à votre disposition (par exemple, votre Espace client), la sélection d’un mot de passe robuste est une mesure essentielle qui peut vous éviter une intrusion dans votre compte. Il en est de même de vous assurer que votre mot de passe ne soit connu que de vous seul.
Qu’est-ce qu’un mot de passe robuste? C’est un mot de passe qui est assez complexe pour qu’une personne malveillante n’arrive pas à le deviner à partir d’informations qui se trouvent sur les réseaux sociaux ou sur lnternet (comme vos noms, noms de vos enfants, date de naissance, etc.)
Ainsi, nous vous recommandons de créer un mot de passe constitué d’au minimum 8 caractères, composé de minuscules, de majuscules, au moins un chiffre et d’éviter toute référence à vous (n’utilisez pas votre nom, votre date de naissance, etc.). Vous devriez également le changer régulièrement et vous assurer qu’il diffère des mots de passe que vous utilisez auprès de tiers.
Que devez-vous faire si vous croyez que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ont été compromis?
Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels à votre sujet ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous? ».
Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, vous disposez des droits suivants :
Accès à vos renseignements personnels : le droit de demander à Énergir de confirmer si elle détient des renseignements personnels sur vous et de vous donner une communication de ces renseignements en vous en remettant une copie. À votre demande, un renseignement personnel informatisé vous sera communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.
Dans le cas d’une demande d’accès, nous exigerons que vous vous identifiiez pour nous assurer que la demande provient bel et bien de vous. Également, des frais raisonnables peuvent vous être exigés pour la transcription, la copie ou la transmission de ces renseignements.
Rectification : le droit d’exiger de rectifier 1) tout renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque (c’est-à-dire susceptible de plusieurs interprétations) que nous détenons ou 2) tout renseignement dont sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi. Dans le cas d’une demande de rectification, nous exigerons que vous vous identifiiez pour nous assurer que la demande provient bel et bien de vous.
Retrait du consentement : lorsque nous avons obtenu votre consentement au traitement de vos renseignements personnels, le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels recueillis. Cependant, nous pourrions avoir le droit de continuer de traiter des renseignements en vertu de la loi.
Plainte : le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec et tout d’autre autorité de contrôle à la protection de la vie privée compétente, relative à l’application d’une disposition législative portant sur l’accès ou la rectification d’un renseignement personnel.
Décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé : si nous devons prendre une telle décision, nous vous la communiquerons au plus tard au moment où nous vous informerons de cette décision. Nous vous informerons également :
1° des renseignements personnels utilisés pour rendre la décision;
2° des raisons, ainsi que des principaux facteurs et paramètres, ayant mené à la décision; et
3° de votre droit de faire rectifier les renseignements personnels utilisés pour rendre la décision.
Décisions automatisées : le droit de contester toute décision automatisée lorsqu’une telle décision à une incidence juridique ou similaire importante et le droit de demander que celle-ci soit reconsidérée.
Droit à la désindexation : le droit de demander à Énergir de cesser de diffuser vos renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom donnant ainsi accès à ces renseignements si cette diffusion vous cause préjudice ou contrevient à la loi.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec nous? ».
Pour obtenir des renseignements détaillés au sujet des témoins de connexion que nous utilisons, veuillez-vous reporter à notre Politique sur les témoins de connexion, laquelle fait partie de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels.
Pour poser des questions ou formuler des commentaires à l’égard de cette Politique ou à l’égard des renseignements personnels, des catégories de personnes qui ont accès à ces renseignements au sein d’Énergir, de la durée de conservation de vos renseignements, sur la manière d’exercer vos droits, de déposer une plainte ou d'obtenir de l’information sur nos politiques et nos pratiques concernant nos fournisseurs de services à l’extérieur du Canada, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels d’une des deux manières suivantes :
- par courriel à l’adresse [email protected] ou,
- par la poste aux coordonnées suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Directeur exécutif Affaires juridiques
Énergir
1717, rue du Havre
Montréal (Québec) H2K 2X3
Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente politique, en totalité ou en partie, dans le respect de la réglementation applicable en matière de protection des renseignements personnels.
Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle politique ou à compter d’une date ultérieure précisée. Cette publication vaudra notification des modifications à votre égard. Nous vous encourageons donc à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des modifications et rester informés sur le traitement qui est fait de vos renseignements personnels.
Votre utilisation des Sites Internet d’Énergir, suite à l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle politique. Si toutefois la nouvelle politique ne vous convenait pas, veuillez cesser toute utilisation de ces sites.
La présente politique est entrée en vigueur en septembre 2023.